Papierloses Büro jetzt: Praxistipps zum Loslegen (2024)

Was versteht man unter einem papierlosen Büro?

Die Idee des papierlosen Büros zielt darauf ab, papierbasierte Arbeitsprozesse abzuschaffen. Prozesse, wie das Ablegen und Archivieren von Dokumenten, werden in diesem Konzept digital durchgeführt.

Nur rund 6% der deutschen Unternehmen arbeiten vollständig digitalisiert, also komplett ohne papierbasierte Prozesse. Das scheint wenig, liegt doch das papierlose Büro im Trend.

Das papierlose Büro wird oft auch als Synonym für die vollständige Unternehmensdigitalisierung und als Symbol für effizienteres Arbeiten verwendet.

Die Vorteile des papierlosen Arbeitens

In einer im Jahr 2022 durchgeführten Umfrage des TÜV-Verbands gaben 88 Prozent der befragten Unternehmen an, dass sie bereits auf Recycling achten und Müll vermeiden, um ökologisch nachhaltig zu wirtschaften.

Je nach Unternehmen und Branche können mit der Einführung digitaler Prozesse verschiedene Ziele verfolgt werden. Die Vorteile des papierlosen Büros sind zahlreich und die Digitalisierung wirkt sich auf mehrere Bereiche positiv aus:

• Kostensenkung: Druckerpapier und Farbe werden gespart, sowie weniger Mitarbeiter:innen für die Bearbeitung von Dokumenten benötigt

• Effizienzsteigerung: Digitale Kommunikation ist fließender als die analoge – vor allem bei großen Unternehmen, wo Mitarbeiter:innen durch die Abteilungen laufen müssen, um beispielsweise Rechnungen freigeben zu lassen.

• Flexiblere Arbeitsmöglichkeiten: Ob Büro oder Home-Office – bei digitalen Prozessen mit Cloud-Systemen ist der Arbeitsort relativ egal, solange man den Laptop dabei hat.

• Zeitersparnis: Papierstapel im Büro bedeuten für Mitarbeiter:innen meistens, dass sie viel Zeit mit Suchen verbringen müssen. Zudem werden Rechnungen manuell bearbeitet und gescannt. All das fällt mit digitalen Prozessen weg.

• Nachhaltigkeit: Wenn weniger Papier verbraucht wird, müssen weniger Bäume abgeholzt werden.

• Wettbewerbsfähigkeit: Digitale Büros arbeiten deutlich schneller als die Konkurrenz.

• Platz- und Materialersparnis: Ordnerchaos? Für ein digitales Büro ist das passé. Dokumente können rechtssicher digital archiviert werden.

• Compliance: Bei digitalen Prozessen ist es viel leichter, die Regeln der GoBD zu beachten und problemlos durch eine Betriebsprüfung zu kommen.

Einen echten Nachteil gibt es unserer Meinung nach nicht. Trotzdem wird oft die Einführung, bzw. Umsetzung des papierlosen Büros als Nachteil empfunden. Viele Unternehmen sehen diese als Mammutaufgabe, die lieber aufgeschoben als angegangen wird.

Wie digitalisiert man ein Büro?

Die Umstellung scheint vor allem für technisch weniger affine Mitarbeiter:innen eine Herausforderung und an manchen Stellen mangelt es auch an Mut zur Veränderung. Ein ganzes Unternehmen von heute auf morgen zu digitalisieren, scheint schier unmöglich. Wo sollte man überhaupt anfangen und wie den Aufwand stemmen?

Vorweg sollten wir einen Mythos aus dem Weg räumen. Die Annahme, dass sämtliche Prozesse vollkommen digitalisiert werden müssen, ist irreführend. Überwiegend papierlos zu arbeiten, reicht hingegen völlig aus.

In den meisten Unternehmen ist eine Digitalisierungsrate von bis zu 80-85 % realistisch und erzielt bereits den gewünschten Effekt. Und obgleich aller Anfang schwer scheint – die ersten Schritte in Richtung papierloses Büro sind einfacher als gedacht.

Vorbereitung ist alles

Das papierlose Büro von heute auf morgen einzuführen, ist utopisch. Die Umstellung auf papierloses Arbeiten ist ein Prozess, der je nach Unternehmensgröße einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Es gilt also, die eigene Erwartungshaltung erstmal realistisch zu halten.

Analysiere den Status Quo in deinem Unternehmen und schaue, wo es Verbesserungspotenziale gibt. Viele Unternehmen haben am meisten Papieraufkommen in der Buchhaltung. Hier kann man zum Beispiel anfangen, die Rechnungsbearbeitung zu digitalisieren.
Eine langfristige Umstellung sollte also nicht überstürzt, sondern sorgfältig geplant und angegangen werden. Papierbasierte Prozesse sollen stufenweise abgeschafft werden, sodass man sich langfristig der Idee des papierlosen Büros immer weiter annähert.

Alltägliche Abläufe digitalisieren

Dies betrifft typischerweise Bereiche wie das Rechnungswesen und die Terminplanung, erstreckt sich aber auch auf die Mitarbeiterkoordination und Projektorganisation. Es ist essentiell, die verschiedenen Abläufe in klare, umsetzbare Schritte zu unterteilen, damit sie effektiv in digitale Prozesse überführt werden können.

Ein zentraler Bestandteil dieses Übergangs ist die Bereitstellung von Richtlinien für die Belegschaft, die genau erläutern, wie die digitalen Prozesse zu handhaben sind. Dies dient dazu, Missverständnisse zu vermeiden und den reibungslosen Ablauf der digitalisierten Prozesse zu gewährleisten.

Mitarbeiter:innen mit einbeziehen

Welche Software verhilft zum papierloses Büro?

Damit die Umstellung aufs papierlose Büro gelingt, ist die Einführung von verschiedenen Tools eine große Hilfe. Welche Software geeignet ist, hängt von den genauen Arbeitsabläufen in deinem Unternehmen und vor allem der Mitarbeiteranzahl ab. Wenn man bereitwillig ist, für das papierlose Büro etwas Budget herzugeben, können verschiedene Arten von Software Wunder wirken, das heißt: Prozesse nicht nur digitalisieren, sondern auch automatisieren und so effizienter machen

Digitales Vertragsmanagement zum Beispiel bietet Funktionen wie die Versionierung. Damit kannst du jede Vertragsänderung übersichtlich festhalten lassen. Dies erleichtert nicht nur die Überprüfung der Dokumentenhistorie, sondern verbessert auch die Transparenz und Zugänglichkeit für alle Beteiligten.

DMS & Rechnungsmanagement

Es gibt verschiedene DMS und Rechnungsverarbeitungssoftware, die sich für unterschiedliche Unternehmensgrößen eignen:

Große Unternehmen: Docuware, ELO, d.velop

Mittelständische Unternehmen: Candis, Finway,

Kleine Unternehmen oder Selbstständige: Lexware, sevdesk, Amagno, Flowwer

Weitere Bereiche

Kommunikationstools: Slack, Microsoft Teams, Zoom

Rechnungsausgang: Easybill, Billomat, DATEV Auftragswesen online

Vertragsmanagement: Candis, Contracthero, otris contract

Digitale Signatur: Docusign, Pandadoc, HelloSign, AdobeSign

Projektmanagement: Asana, Trello, Clickup, Monday.com

CRM: Hubspot, Salesforce, Zoho CRM, SAP CRM

Firmenkreditkarten: Candis, Finway, Qonto, Moss,

Bestehende Dokumente digitalisieren: Muss das sein?

Wir sagen: Nicht unbedingt. Dokumente digitalisieren schafft zwar Platz, ist aber nicht der erste Schritt zum digitalen Büro.

Wenn täglich noch haufenweise Briefe im Unternehmen eintreffen, wirst du hier irgendwann den ganzen Scan-Prozess in Dauerschleife in deinem Arbeitsalltag haben. Deswegen heißt das Credo: An der Quelle digitalisieren!

Dein digitales Postfach

Vor allem für die Buchhaltung solltest du ein zentrales E-Mail-Postfach einrichten und Lieferant:innen um digitale Kommunikationswege bitten. Mit der Pflicht zur E-Rechnung ist das eh bald notwendig.

So wird der Prozess des Rechnungseingangs heruntergebrochen und langsam, aber sicher digitalisiert.Wenn du nur noch 10 % deiner Rechnungen in Papierform erhältst, bist du meistens am Ziel angekommen, denn die totale Rechnungsdigitalisierung ist fast unmöglich.

Danach kann ein weiterer Prozess in Angriff genommen werden, am besten die digitale Archivierung von Dokumenten.

Dein digitales Archiv

Digitale Archivierung von Dokumenten ist die Zukunft, muss jedoch immer unter Beachtung der GoBD-Grundsätze erfolgen. Die GoBD schreiben unter anderem Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit vor. Für unterschiedliche Dokumente gelten unterschiedliche Archivierungsfristen. Nicht alle Buchhaltungsdokumente müssen zwingend 10 Jahre archiviert werden.

Lokales Abspeichern ist bei der Archivierung von Dokumenten ein klassischer Fehler. Denn wenn die Festplatte eines Tages keine Lust mehr hat, dann sind auch all deine Daten weg.

Genau das Gleiche gilt natürlich auch für physische Ordner: Diese Art von Archivierung ist überhaupt nicht GoBD-konform und du hast keinerlei Übersicht, wie lange du welches Dokument aufbewahren musst und oder wann zuletzt etwas an einem Dokument geändert wurde.

Wir empfehlen immer die Archivierung via Cloud, weil hier nichts kaputtgehen kann und du auch ortsunabhängig Zugriff auf Dokumente hast. Es gibt hier auch bei manchen Anbietern praktische Features, wie die automatische Ergänzung von wichtigen Daten, Filterung nach Kategorien und Volltextsuche – so findest du deine Dokumente in Zukunft ganz einfach per Klick und nichts geht mehr verloren!

Wie digitalisiert man Dokumente und Belege?

Wenn du eine übersichtiche Liste aller Papierunterlagen angelegt hast, kannst du beginnen diese einzuscannen. Hier hast du mehrere Möglichkeiten.

Der Scanner

Wenn du dir einen Scanner zur Hilfe der Digitalisierung holst, solltest du dabei auf mehrere Funktionen achten. Ein Modell mit automatischem Dokumenteneinzug (ADF) ist dabei besonders praktisch, dann musst du nicht jedes Blatt einzeln einlegen. Zudem ist ein Scanner, der Doppelseiten in einem Durchgang erfassen kann, äußerst effizient.

Ideal ist es, wenn der Scanner auch über eine Funktion zur automatischen Erkennung verfügt, die sicherstellt, dass unterschiedliche Dokumententypen wie Rechnungen, Visitenkarten oder Fotos gleich im passenden Format gespeichert werden.

All diese Geräte sind jedoch nicht unverzichtbar. Ist dein Papierbestand überschaubar, reicht vielleicht eine Scanner-App.

Die Scan-App

Beliebte Scan-Apps, die du dir einfach auf dein Smartphone herunterladen kannst, sind die Adobe Scan-App oder für Rechnungen DATEV Upload mobil. Wenn du Candis-Nutzer:in bist, kannst du zum Dokumentenupload auch die Candis-App nutzen. Diese Apps digitalisieren deine Dokumente nicht nur, sondern wandeln sie auch gleich in durchsuchbare und bearbeitbare PDFs um.

Das kann besonders praktisch sein, da du möglicherweise auch nach der Umstellung auf ein papierloses Büro weiterhin Papierdokumente erhältst, die du dann einfach mit deinem Smartphone digitalisieren kannst.

Es ist wichtig zu beachten, dass bei bestimmten Dokumententypen wie Rechnungen, Bilanzen, Geschäftsbriefen oder Verträgen beim Digitalisieren und Archivieren rechtliche Anforderungen, wie die Grundsätze zur revisionssicheren Archivierung, eingehalten werden müssen.

Wie das papierlose Büro rechtssicher wird

DSGVO und GoBD sind in der Unternehmensführung nicht zu unterschätzen.

Für Unternehmen bedeutet die GoBD-Konformität, dass sowohl analoge als auch digitale Dokumente gemäß der Vorschriften revisionssicher archiviert werden müssen. Dabei geht es um steuerlich relevante Unterlagen wie beispielsweise Rechnungen, Belege, Verträge und Abonnements. Diese müssen so gespeichert werden, dass sie nachvollziehbar, vollständig, korrekt, zeitnah, geordnet und unverändert erhalten bleiben.

Während Betriebsprüfungen wird kontrolliert, ob die Buchführung eines Unternehmens den GoBD-Anforderungen entspricht. Da Unkenntnis der Vorschriften nicht vor Sanktionen schützt, ist es für jeden Verantwortlich wichtig, sich gründlich über die GoBD-Regeln zu informieren und diese genau zu befolgen.

Hier gehen wir nochmal auf die einzelnen GoBD-Kriterien zur revisionssicheren Aufbewahrung ein:

1. Ordnungsmäßigkeit: Jedes Dokument muss gemäß rechtlichen und internen Anforderungen korrekt archiviert werden.

2. Vollständigkeit: Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder innerhalb des Archivs verloren gehen.

3. Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung muss im elektronischen Archiv lückenlos protokolliert werden.

4. Prüfbarkeit: Der Archivierungsprozess muss jederzeit von Dritten nachvollzogen werden können.

5. Sicherheit des Gesamtverfahrens: Dokumente müssen zum frühestmöglichen Zeitpunkt sicher archiviert werden.

6. Schutz vor Verfälschung: Elektronisch archivierte Dokumente müssen mit dem Original übereinstimmen.

7. Sicherung vor Verlust: Jedes Dokument muss auffindbar und reproduzierbar sein.

8. Berechtigung: Nur autorisierte Benutzer dürfen Einsicht in die archivierten Dokumente haben.

9. Einhaltung der Aufbewahrungsfristen: Dokumente müssen innerhalb der gesetzlichen Fristen archiviert und dürfen erst danach vernichtet werden.

10. Dokumentationspflicht: Alle Kriterien und Änderungen im Archivsystem müssen dokumentiert werden.

Ist ein digitales Büro wirklich realistisch?

Der Wandel der Digitalisierung führt viele zu der Frage, ob ein Büro vollkommen ohne papierbasierte Prozesse auskommen kann. Gerade in der Buchhaltung ist die vollständige Abschaffung der Papierrechnungen nicht möglich, da viele Rechnungen immer per Post gesendet oder direkt auf Thermopapier gedruckt werden.

Meist können jedoch 90 % der Rechnungen per Mail gesendet werden, wodurch schonmal sehr viel händische Arbeit wegfällt, wenn man eine Rechnungsmanagement-Software benutzt. Mithilfe von digitaler Archivierung via Cloud-System können anschließend auch Stück für Stück die Anzahl an Ordnern im Büro reduziert werden, weil digitale Eingangsrechnungen auch digital archiviert werden müssen.

Der digitale Rechnungseingang und digitale Vorsysteme sollten in jedem Unternehmen eingeführt werden, um die Finanzteams zu erleichtern. So ist schon ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung getan.